Resumo:
Propsito do Trabalho:
A implantacao de um Centro de Servicos Compartilhados (CSC) representa uma transformacao na estrutura organizacional, uma vez que a empresa transfere das suas unidades de negocios atividades de apoio e passa a efetua-las em outro local (Schuman, Harmer, & Dunleavy, 1999). Embora seja uma pratica cada vez mais utilizada (Ramos, 2005; Martins, & Amaral, 2008), a sua adocao por empresas brasileiras e relativamente recente. Com o intuito de entender as transformacoes nas estruturas organizacionais, Burns e Scapens (2000) desenvolveram uma proposicao para analisar os processos de mudancas no campo institucional das organizacoes que ocorrem ao longo do tempo. Nesta perspectiva, o objetivo deste estudo e analisar, sob a abordagem institucional, as implicacoes da implantacao de um Centro de Servicos Compartilhados (CSC) nas funcoes da Contabilidade Gerencial. O estudo pauta-se no modelo proposto por Burns e Scapens (2000) para analisar a institucionalizacao de regras e rotinas na Contabilidade Gerencial com a implantacao do CSC, baseando-se na analise das dicotomias de mudancas. A contribuicao deste estudo esta no pressuposto de que o campo do CSC ainda e relativamente novo e seu desenvolvimento abrange uma variedade de formas organizacionais e padroes de implantacao (Herbert, & Seal, 2012). Assim, a contribuicao desta pesquisa esta em investigar as implicacoes da implantacao do CSC na Contabilidade Gerencial. Este estudo baseou-se na pesquisa de Herbert e Seal (2012), que pautou-se no modelo proposto por Burns e Scapens (2000) para analisar mudancas nas funcoes da Contabilidade Gerencial em uma empresa do setor eletrico do Reino Unido. Desse modo, alem de contribuir, em especial, pelas fontes escassas de pesquisa sobre o assunto no Brasil, questoes locais podem sao exploradas.
Base da plataforma terica:
Centro de Servicos Compartilhados (CSC) pode ser definido como a centralizacao das funcoes de negocios em uma unica unidade de negocio, eliminando uma serie de funcoes de apoio duplicadas (Quinn, Cooke, & Kris, 2000; Bergeron, 2003). Para Schuz e Brener (2010), CSC e um conceito organizacional que consolida processos de uma organizacao para reduzir redundancias, entregar processos de suporte, ter custos reduzidos e focar no cliente interno. A implantacao de um CSC tem como principais finalidades reduzir custos operacionais, por meio de maior padronizacao e sinergia dos processos, aumentar a produtividade e excelencia de servicos prestados ao cliente, focar os executivos no core business e compartilhar as praticas de negocios entre as empresas (Schulman, Harmer, & Dunleavy, 1999; Quinn, Cooke, & Kris, 2000; Bergeron, 2003). Instalar e manter um CSC em operacao, conforme Martins e Amaral (2008), envolve desafios, que incluem a formacao de uma cultura efetivamente orientada para o usuario dos servicos, a automatizacao de praticas manuais, a mensuracao permanente dos beneficios, o monitoramento das tarefas e alteracoes no modo de atuar das pessoas na organizacao. Esses elementos constituem-se em fatores indutores de processos de mudancas. Com a implantacao de um CSC ocorrem mudancas na estrutura da organizacao, e esta e induzida a implementar processos de mudancas na sua forma de atuacao, no seu modelo de gestao, nos seus instrumentos gerenciais e, portanto, na Contabilidade Gerencial (Guerreiro, Frezatti, & Casado, 2006). Burns e Scapens (2000) desenvolveram um constructo para conceptualizar a mudanca na Contabilidade Gerencial, que refere-se aos processos de mudancas no campo institucional das organizacoes que ocorrem ao longo do tempo. A parte superior do constructo representa o campo institucional, enquanto que a parte inferior o campo de acao. Ambos os campos estao em processo de interacao continua, em um processo cumulativo de mudanca ao longo do tempo. A parte central indica a forma pela qual as regras e rotinas agem como protocolos que conectam o campo institucional e o campo da acao. As regras e rotinas estao em um processo cumulativo de mudanca. No entanto, de tempos em tempos, novas regras e rotinas podem ser introduzidas. Para isso, Burns e Scapens (2000) explicam que o primeiro passo e a codificacao dos principios institucionais em regras e rotinas. O segundo passo envolve a incorporacao dessas regras e rotinas. O terceiro passo acontece a medida que a repeticao do comportamento leva a reproducao das rotinas. E o ultimo passo e a institucionalizacao das regras e rotinas que vem sendo reproduzidas. Apos a institucionalizacao das regras e rotinas e possivel analisar as mudancas ocorridas nas unidades. Burns e Scapens (2000) destacam tres dicotomias que fornecem formas de classificar e distinguir entre diferentes tipos de processos de mudanca: (i) a mudanca formal versus a informal; (ii) a mudanca revolucionaria versus evolucionaria; e (iii) a mudanca progressiva versus a regressiva. A mudanca revolucionaria envolve uma interrupcao substancial nas regras e instituicoes existentes, enquanto que a mudanca evolucionaria e incremental (Burns, & Scapens, 2000). A mudanca progressiva descreve a substituicao do comportamento cerimonial pelo comportamento instrumental, visto que o comportamento cerimonial surge a partir de um sistema de valores e preserva a estrutura de poder existente. A mudanca regressiva descreve o comportamento que reforma um predominio cerimonial, restringindo, portanto, uma mudanca institucional (Berdejo, 2009).
Mtodo de investigao:
Pesquisa descritiva com abordagem qualitativa foi realizada por meio de um estudo de caso. O estudo baseou-se na pesquisa de Herbert e Seal (2012), que realizaram um estudo em uma grande organizacao que implantou um CSC, estabelecida no Reino Unido. Assim, com base no referencial teorico, particularmente nos estudos de Burns e Scapens (2000) e de Herbert e Seal (2012), estabeleceram-se as categorias e subcategorias de analise. O estudo de caso foi realizado em um CSC, cuja estrutura pertence a um grupo empresarial que atua no setor de logistica, localizada na regiao Sul do Brasil. A empresa foi selecionada pelo fato de estar vinculada a um cenario requisitado por este estudo e pela acessibilidade para desenvolver o estudo. O levantamento dos dados foi realizado por meio de um roteiro de entrevista semi-estruturado, aplicado a dois gestores diretamente envolvidos no processo de implantacao do CSC, no periodo de junho a novembro de 2014. As entrevistas tiveram duracao media de 52 minutos. Alem da entrevista semi-estruturada, dados documentais coletados na empresa e em sites foram utilizados na analise, viabilizando a triangulacao dos dados. Para analise dos dados colhidos nas entrevistas, utilizou-se a tecnica da analise de conteudo. Na analise da institucionalizacao de regras e rotinas da Contabilidade Gerencial com a implantacao do CSC foram consideradas as quatro etapas propostas por Burns e Scapens (2000), que se constituem do processo de codificacao, incorporacao, reproducao e institucionalizacao. No entanto, o modelo proposto pelos autores nao demonstra a forma de compor as etapas que constituem os campos de acao e de institucionalizacao no processo institucional. Desta forma, foi necessario inicialmente estabelecer um conjunto de categorias que possibilitasse identificar variaveis para melhor conduzir as entrevistas e tambem poder analisar posteriormente seu conteudo. Essas categorias compoem os campos de acao e de institucionalizacao no processo institucional e o enquadramento das dicotomias conforme definido por Burns e Scapens (2000). Neste sentido analisaram-se primeiramente os relatorios da administracao da empresa dos anos de 2006 a 2010, visto que sao anteriores e posteriores ao periodo de implantacao de CSC, no intuito de identificar mudancas estruturais que pudessem ter motivado alteracoes nos habitos e rotinas da organizacao.
Resultados, concluses e suas implicaes:
Este estudo objetivou analisar, sob a abordagem institucional, as implicacoes da implantacao de um Centro de Servicos Compartilhados (CSC) nas funcoes da Contabilidade Gerencial. Diversas afirmacoes e constatacoes teorico-empiricas apontadas no referencial teorico obtiveram destaque na compilacao e interpretacao dos dados obtidos junto a empresa do estudo de caso em relacao a implantacao do CSC. A analise sob a lente da Teoria Institucional da criacao e desenvolvimento de um modelo de Centro de Servicos Compartilhados em uma empresa proporcionou diversas contribuicoes teorico-empiricas. Inicialmente, essa forma de organizacao mostrou-se distinta da terceirizacao de servicos, visto que a empresa adotou praticas hibridas que combinam a orientacao para o mercado com o controle hierarquico interno em curso, possibilitando melhorias na padronizacao dos processos. Em relacao as implicacoes nas funcoes da Contabilidade Gerencial com a implantacao do CSC na empresa, os papeis desenvolvidos pela Contabilidade Gerencial, comparando o periodo anterior e o pos implantacao do modelo de CSC, geraram novas regras e rotinas em toda a corporacao. Observaram-se implicacoes diretas e indiretas nos papeis dos profissionais da Contabilidade Gerencial, corroborando com os resultados de Herbert e Seal, (2012). Com a implantacao do CSC houve uma reestruturacao na Contabilidade da empresa, alguns funcionarios da Contabilidade ficaram no coorporativo e outros foram para o CSC, alem da necessidade de novas contratacoes. Ao contador do CSC coube gerenciar todos os processos da area contabil e fiscal, a exemplo da elaboracao das demonstracoes financeiras e entrega de obrigacoes acessorias, confirmando assim o papel dos CSC de controlar e melhorar os processos da empresa. Na medida em que os contadores das unidades de negocios viram-se livres das atividades de processamento das transacoes, tiveram a oportunidade e ao mesmo tempo o desafio de reforcar o papel global da funcao da Contabilidade Gerencial (Herbert, & Seal, 2012). Essa destaca-se pela capacidade de gerar informacao para auxiliar na tomada de decisoes (Horngren, Sundem, & Stratton, 1996). A esses contadores coube a institucionalizacao de novas praticas de apoio a gestao, como o desenvolvimento de indicadores adequados, sistemas de monitoramento e avaliacao de desempenho, alem da participacao pro-ativa no planejamento, tomada de decisao e controle dentro das equipes estrategicas e operacionais (Gospel, & Sato, 2010). Toda mudanca gera resistencias, no setor de Contabilidade Gerencial nao foi diferente. O processo de implantacao do CSC acarretou reducao do numero de funcionarios no departamento, gerando inseguranca, e expectativa de reforcar o papel global da funcao da Contabilidade Gerencial. Neste caso, houve reducao do numero de funcionarios, mas principalmente reestruturacao do setor. Como diferencial deste estudo destaca-se a evolucao do CSC para uma empresa independente. Embora criada inicialmente com a finalidade de reduzir custos, atualmente tem como prioridade a qualidade dos processos. Tem como alvo prestar servicos nao somente para as unidades de negocios, como tambem para uma empresa parceira do grupo, alem de pretender a ampliacao do atendimento para outras empresas. Conclui-se que na empresa pesquisada, o modelo de CSC teve implicacoes significativas na estrutura organizacional e na natureza das funcoes da Contabilidade Gerencial, as quais resultaram na institucionalizacao de novas regras e rotinas nos moldes preconizados por Burns e Scapens (2000). No entanto, o campo do CSC ainda e relativamente novo e pouco desenvolvido, porem abrange uma ampla variedade de motivacoes, formas organizacionais, areas funcionais e padroes de implementacao. Dada a natureza emergente da literatura academica, mais pesquisas sobre o CSC sao necessarias. Recomenda-se replicar este estudo em outro ramo de atividade, a fim de comparar os seus reflexos na Contabilidade Gerencial. Outra sugestao e verificar se o crescimento do CSC se assemelha em outras empresas, visto que a empresa em questao nao possui concorrentes, o que pode ter facilitado o desenvolvimento do seu CSC.
Referncias bibliogrficas:
Berdejo, L. M. A. (2009). Fatores de resistencia ao processo de implementacao de um Centro de Servicos Compartilhados: uma abordagem segundo a Teoria Institucional. Dissertacao de Mestrado, Universidade de Sao Paulo, Sao Paulo, SP, Brasil.
Burns, J., & Scapens, R. (2000). Conceptualizing management accounting chage: an institutional framework. Management Accounting Research, 11(1), 3-25.
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Gospel, H., & Sako, M. (2010). The unbundling of corporate functions: the evolution of shared services and outsourcing. Industrial and Corporate Change, 19(5), 1367-1396.
Guerreiro, R., Pereira, C. A., & Frezatti, F. (2008). Aplicacao do modelo de Burns e Scapens para avaliacao do processo de institucionalizacao da contabilidade gerencial. Organizacoes & Sociedade, 15(44), 45-62.
Herbert, I., & Seal, W. (2012). Shared services as a new organizational form: some implications for management accounting. The British Accounting Review, 44(2), 83-97.
Schulman, D., Harmer, M., & Dunleavy, J. (1999). Shared services: adding value to the business units. John Wiley & Sons Inc.
Shulz, V., & Brener, W. (2010). Characteristic Shared Service Centers. Transforming Government: People, Process and Police, 4(3), 210-219.
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