Resumo:
Propsito do Trabalho:
A area contabil vem passando por um momento de grandes transformacoes no Brasil, como o processo de convergencia das normas internacionais de contabilidade e a implementacao do Sistema Publico de Escrituracao Digital (SPED). Tais mudancas implicam em novos processos, abandono de antigas praticas, investimentos em tecnologia da informacao, adaptacao de sistemas, mudancas de comportamento e de atitudes, que acarretam em novos habitos e rotinas. Neste estudo, a teoria institucional e utilizada para analisar a institucionalizacao de novos habitos e rotinas com a implementacao do SPED em uma prestadora de servico contabil. Conforme Pires (2005) o SPED tem seu desenvolvimento baseado na utilizacao das informacoes obtidas atraves da contabilidade e avanco tecnologico que permite o envio, processamento e analise destas informacoes, quase em tempo real. Contudo, Mahle e Santana (2009) afirmam que as empresas ainda nao estao preparadas para a implementacao do SPED, uma vez que necessitam de qualificacao e orientacao quanto a configuracao e utilizacao de seu sistema, de modo a gerar as informacoes solicitadas pelo SPED. Assim, as prestadoras de servicos contabeis estao passando por uma transicao em suas rotinas de trabalho para atender a legislacao em vigor. Deste modo, o problema que orienta este estudo e: Como se apresenta o processo de institucionalizacao de habitos e rotinas em uma prestadora de servicos contabeis com a implementacao do Sistema Publico de Escrituracao Digital (SPED)? Desta maneira, este trabalho tem como objetivo verificar o processo de institucionalizacao de habitos e rotinas em uma prestadora de servicos contabeis com a implementacao do Sistema Publico de Escrituracao Digital (SPED), a partir de uma analise em profundidade deste fenomeno.
Base da plataforma terica:
A teoria institucional provem de teorias das ciencias politicas, da sociologia e da economia para auxiliar no entendimento das mudancas organizacionais. Esta subdividida em tres correntes fundamentais: a Nova Economia Institucional NEI (New Institutional Economics NIS), a Nova Sociologia Institucional NSI (New Institutional Sociology - NIS) e a Velha Economia Institucional VEI (Old Institutional Economics OIE). Para Selznick (1971, p. 14) institucionalizacao e um processo. E algo que acontece a uma organizacao com o passar do tempo, refletindo sua historia particular, o pessoal que nela trabalhou, os grupos que engloba com os diversos interesses que criaram, e a maneira como se adaptou ao seu ambiente. O Modelo de institucionalizacao preconizado por Burns e Scapens (2000) esta pautado na formacao de regras e rotinas e perpassa por quatro estagios, sendo eles: codificacao, incorporacao, reproducao e institucionalizacao. O primeiro processo e a codificacao de principios institucionais em regras e rotinas. Em geral, as rotinas existentes vao se incorporar aos principios institucionais vigentes e acontecera a formacao de novas regras, que irao formar ou reformar as rotinas em andamento. Esse processo de codificacao baseia-se nas premissas tomadas como certas, que compoem os principios institucionais, por meio de sua inovacao em significados, valores e poder existentes (BURNS; SCAPENS, 2000). O segundo processo envolve os individuos incorporando as regras e rotinas que codificam os principios institucionais. Este processo de incorporacao pode envolver escolha consciente, mas geralmente resultam de monitoramento e conhecimento implicito de como as coisas sao feitas. Essa incorporacao de normas e rotinas pode estar sujeita a resistencia, principalmente se contestarem significados e valores existentes e tambem os individuos obtiverem poder para intervir nesse processo. No entanto, no caso de uma mudanca externa, como avancos na tecnologia, as novas rotinas tendem a ter baixa resistencia a mudanca (BURNS; SCAPENS, 2000; GUERREIRO et al., 2012). Conforme Muller e Beuren (2008) e Reis (2008) o terceiro momento do processo institucional e a reproducao das regras e rotinas, ou seja, fazer a repeticao das rotinas, seja ela conscientes ou inconscientes. A reproducao consciente acontece quando os individuos sabem o que deve acontecer e como deve acontecer, visando a maximizacao de recursos. A reproducao inconsciente nao e proposital e pode acontecer na ausencia de monitoramento das rotinas. Neste momento e necessario averiguar a aceitacao de novas praticas que depois de aceitas sao incorporadas e reproduzidas ate sua instituicao, alem de identificar a reproducao das praticas estabelecidas como regras e rotinas. Guerreiro et al. (2012, p. 6) explicam que o quarto processo e a institucionalizacao das regras e rotinas que foram reproduzidas por meio do comportamento dos individuos. Trata-se de uma desvinculacao dos padroes comportamentais, de suas circunstancias historicas particulares, para que as regras assumam uma qualidade normativa. Em outros termos, as regras e as rotinas simplesmente se tornam a maneira como as coisas sao, ou seja, instituicoes. Estas instituicoes serao entao codificadas nas regras e rotinas em curso e formularao novas regras, e assim por diante (GUERREIRO et al., 2012). Depreende-se que a repeticao de habitos e rotinas caracterizam o processo de codificacao, incorporacao, reproducao e finalmente institucionalizacao, em que se encerra o ciclo ate que surjam novos habitos e rotinas.
Mtodo de investigao:
Pesquisa de natureza descritiva foi realizada por meio de um estudo de caso, com abordagem qualitativa. Seguindo o preconizado por Yin (2001), o estudo de caso foi realizado em uma prestadora de servicos contabeis que iniciou suas atividades no inicio de 1992 e possui aproximadamente 400 clientes localizados em todo o estado de Santa Catarina, dos mais diferentes ramos e atividades, sendo a maioria tributada pelo lucro real, caracteristica de tributacao que possui exigencia de atendimento ao SPED. Atualmente o quadro funcional da prestadora de servicos contabeis e composto por 54 pessoas na matriz e 35 pessoas na filial. O protocolo de estudo de caso foi elaborado conforme o modelo sugerido por Martins e Theophilo (2009), observando-se o rigor da triangulacao dos dados. Ao todo foram realizadas 13 entrevistas, entre os dias 25 de outubro de 2013 e 05 de novembro de 2013, sendo entrevistados: o proprietario do escritorio, a coordenadora geral, as gestoras do setor fiscal, contabil e pessoal, cinco funcionarios e tres clientes. Apos a realizacao das entrevistas, as mesmas foram transcritas em arquivo de texto para facilitar a analise dos dados. Depois da transcricao, o arquivo foi revisado para garantir a fidelidade do mesmo em relacao ao audio captado. A decodificacao das entrevistas deu-se por meio da analise de conteudo. Alem disso, foi aplicado um questionario aos funcionarios do setor fiscal, contabil e pessoal da prestadora de servicos contabeis, tanto na matriz, quanto na filial. Ao todo sao 55 funcionarios que receberam o questionario por e-mail, destes 35 responderam. O instrumento de pesquisa tinha o objetivo de verificar a percepcao dos respondentes sobre a institucionalizacao de habitos e rotinas com a implantacao do SPED. O questionario esta fundamentado no framework proposto por Burns e Scapens (2009), no qual foi adaptado de Cordeiro (2012) e intenta em fazer uma avaliacao da performance da implementacao do SPED. A triangulacao dos dados, recomendada por Martins e Theophilo (2009) no estudo de caso, no presente estudo ocorreu com as seguintes fontes de evidencias: (a) Realizacao das entrevistas; (b) Aplicacao do questionario; e (c) Observacao direta. Alem disso, a triangulacao ocorreu ao entrevistar os diversos agentes envolvidos no processo: proprietario da empresa, coordenadora geral, gestoras de areas, funcionarios e clientes.
Resultados, concluses e suas implicaes:
Os resultados da pesquisa demonstram que na empresa objeto do estudo o processo de planejamento e treinamento de funcionarios e clientes apresentou fragilidades, repercutido em indicios claros de resistencia, seja em funcao da falta de conhecimento do processo, ou pelo simples apego a rotina e procedimentos vigentes na epoca. Muitos funcionarios nao estao confiantes no desenvolvimento de suas atividades, alegando nao entender o motivo de tais procedimentos.
Apesar das evidencias de resistencia na fala de alguns envolvidos na empresa, os resultados tambem revelam que os novos procedimentos advindos com o SPED foram integrados e repetidos no cotidiano das atividades da empresa, fazendo parte do dia a dia das pessoas, e implicando em novos habitos, rotinas. A expressao com o tempo tudo passou a ficar mais organizado e pratico, ressalta esta caracteristica, de como o dia a dia, auxilia na execucao inconsciente de novos habitos e rotinas propostos em um cenario de mudanca.
Estes resultados demonstram que nao ha um consenso na empresa investigada a respeito da fase de institucionalizacao do SPED, assim como ficam evidentes a caracterizacao na fase de codificacao, tambem observa-se indicios de atendimento aos requisitos da fase de institucionalizacao, propostas por Burns e Scapens (2000). Tem-se as seguintes razoes para tal fato: (i) O processo do SPED pessoal esta ainda na codificacao, uma vez, que ainda nao foi implementado, ao passo que o SPED contabil e fiscal estao inseridos ha mais tempo; (ii) Nem todos os funcionarios compreendem o funcionamento de todo o SPED, o que pode comprometer sua visao do andamento do processo; (iii) Algumas rotinas ja podem estar institucionalizadas, como por exemplo, estudo da legislacao, ao passo que outras, nao ocorrem de forma tao consistente, como por exemplo, visitas aos clientes; (iv) No modelo de Burns e Scapens (2000), as empresas podem estar inseridas em mais de um estagio de institucionalizacao, podendo, estar codificando uma rotina e ja estar a incorporando-a ou ate mesmo reproduzindo-a de forma consciente ou inconsciente; e (v) Uma acao ja pode estar institucionalizada ou sendo reproduzida, ao passo que outra pode estar na fase de codificacao.
Desta forma, as evidencias obtidas sugerem que em funcao da complexidade das mudancas e necessidade de envolvimento entre a empresa prestadora de servicos contabeis e seus clientes, houve o dispendio de mais recursos financeiros e humanos (cursos e treinamentos, aos funcionarios e clientes, antes e depois do processo de mudanca) no sentido de viabilizar o processo de institucionalizacao do SPED fiscal e EFD contribuicoes, justamente modulos do SPED caracterizados como de maiores impactos e mudancas. O que repercutiu positivamente no processo, trazendo inferencias aum estagio de institucionalizacao superior a outras areas, SPED contabil, por exemplo.
Observou-se ainda que o SPED ocasionou melhorias na qualidade de informacoes prestadas para a contabilidade, visto que alguns fatos contabeis passaram a ser contabilizados; houve adocao de sistemas de informacao por parte dos clientes; maior cuidado no desenvolvimento das atividades dos colaboradores do escritorio, apresentando historicos padronizados e detalhados nos lancamentos efetuados; houve maior integracao entre cliente e contabilidade.
O estudo ressalta para a importancia da etapa de planejamento e desenho de implementacao do SPED, de modo a garantir uma visao completa e concisa de todo o processo e suas implicacoes. Cursos e treinamentos dos funcionarios e demais envolvidos, e frisado com um aspecto importante, a ponto de mitigar ou dirimir possiveis resistencias, natural aos individuos em processo de mudanca de habitos e rotinas. Destaca-se ainda que a compreensao das nuances envolvidas no processo de institucionalizacao auxilia as empresas para a tomada de decisao, planejamento e aplicacao de mudancas organizacionais, o que, por conseguinte facilita o sucesso na institucionalizacao das mudancas, e ressalta a importancia da discussao do assunto para as empresas prestadoras de servicos contabeis, que se encontram inseridas em um ambiente de constantes mudancas.
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